Cuando una organización comienza a generar una gran cantidad de documentos—tanto internos como externos, impresos o electrónicos, técnicos o académicos—, entonces llegó el momento de definir sus niveles de edición, sus tareas editoriales y su jerarquía de publicaciones.
A veces se utiliza la etiqueta «niveles de edición» para referirse a lo que es más correcto llamar «tipos de edición». Los tipos de edición o corrección son aquellos servicios editoriales que tienen que ver con el trabajo de corrección del manuscrito en cualquiera de las fases del proceso editorial. Así la corrección de estilo (copyedit) o la corrección de pruebas (proofreading), por mencionar sólo las más conocidas.
Los niveles de edición o corrección, por su parte, se refieren a la cantidad de trabajo de corrección que se va a dedicar a cada tipo de documento. Cada nivel de edición agrupa una serie de tareas editoriales y estas tareas se acumulan para el siguiente nivel. El último nivel contiene todo el trabajo editorial para una publicación. El número de niveles y las tareas editoriales para cada nivel serán determinados por la organización, tomando en cuenta el personal, el tiempo y el presupuesto para contratar servicios externos.
Los tipos de documentos pueden agruparse en clases. Pensemos, por ejemplo, en tres clases (aunque pueden ser más). La clase A agrupa aquellos documentos que van a ser consultados al interior de la organización: reportes, manuales, etc. La clase B está integrada por aquellos documentos que van a ser leídos fuera de la organización: propuestas, proyectos, etc. La clase C se aplica a aquellos documentos, impresos o electrónicos, dirigidos a un público más amplio: folletos, artículos, libros, etc.
A cada clase de documento le corresponde un nivel de edición, con sus respectivas tareas editoriales. Pensemos también en tres niveles (aunque pueden ser más). Así, el nivel I puede agrupar las tareas que aseguran la calidad mínima para los documentos de la organización. Las tareas del nivel II tienen que ver con la claridad textual y gráfica del documento. El nivel III, además de las anteriores, incluye las tareas que tienen que ver con la consistencia textual y gráfica del documento. En la siguiente tabla podemos ver el resultado de tres tareas editoriales en los tres niveles:
| Nivel I | Nivel II | Nivel III | |
|---|---|---|---|
| Referencia | La referencia tiene datos suficientes para localizar el material | La secuencia de los elementos de la referencia sigue un mismo formato | Las referencias adicionales son presentadas a consideración del autor |
| Figura | La figura presenta una leyenda e incluye su número correspondiente | La calidad de la figura es adecuada para su publicación | El contenido de la figura no contradice el contenido del texto |
| Tipografía | El cuerpo del texto utiliza la misma familia tipográfica | Las tipografías distintivas (negrita, cursiva, versalita, etc.) siguen el mismo estilo | El uso de tipografías distintivas está relacionado con el contenido técnico |
Podría llegar a pensarse que a cada nivel de edición corresponde un tipo de edición, pero no es el caso. La confusión surge cuando un nivel de edición se etiqueta con el nombre de un tipo de edición, por ejemplo, «edición de formato». Los niveles de edición se corresponden con tareas editoriales, no con tipos de edición (que también agrupan tareas editoriales pero en otra combinación).
Definir el número de niveles de edición y las tareas para cada nivel, así como los tipos de documentos para cada una de las clases, es el primer paso para comunicar claramente al equipo de editores el trabajo a realizar; para calcular el tiempo, la cantidad de trabajo y el costo de corrección de cada documento; también es el primer paso para llevar la calidad de los documentos de la organización al siguiente nivel.
Referencias
Prono, J. et al. 1998. Developing new levels of edit. Los Alamos, NM. Los Alamos National Laboratory.
Van Buren, R., & Buehler, M. F. 1980. The levels of edit. Arlington, VA. Society for Technical Communication.