Infodeck: un entregable con diapositivas

Puedes usar herramientas de presentación para hacer un buen entregable si desde el principio lo diseñas para cumplir esa función

Antes de iniciar tu presentación, seguramente habrás preparado los siguientes materiales: una serie de diapositivas con un fuerte contenido visual para apoyar tu discurso; un juego de tarjetas con tus notas para recordar los puntos clave de tu información; y un entregable impreso para repartir entre los asistentes (Figura 1).

Figura 1. Materiales básicos
Figura 1. Materiales básicos

Sucede a veces que, por la premura de tiempo, quieres que las diapositivas hagan también las veces de notas o más aún de documento entregable (en forma de diapositivas impresas); el resultado: muchas diapositivas, con mucho texto pero pocos recursos visuales.

Al desafortunado intento de combinar una serie de diapositivas con un documento entregable se le llama slideument (slide + document). Un slideument no parece ser una buena opción en tanto que no alcanza a ser un artefacto visual proyectable ni tampoco un texto para ser leído, ya sea impreso o en pantalla.

Ahora que si lo que quieres es un documento entregable que tenga las ventajas de una presentación con diapositivas, entonces tu opción es un infodeck. Un infodeck es un documento elaborado con herramientas de presentación pero que se utiliza para ser leído, no para ser proyectado frente a un público.

Sin el presentador, una buena serie de diapositivas no parece tener mucho sentido; el sentido lo agrega el discurso del presentador. En el caso del infodeck, y a falta de presentador, las diapositivas deben contener una clara estructura de información y todos los elementos necesarios para entender el tema, esto es, una secuencia coherente de encabezados, textos explicativos y suficientes recursos gráficos.

Una de las ventajas que tiene un infodeck es que puedes disponerlo en línea; otra, que no es necesario imprimirlo. El infodeck está diseñado para ser revisado por el usuario en su propio dispositivo y a su propio ritmo; muy parecido a leer un PDF pero más dinámico, más ligero y, si se puede, más atractivo.

Así como las diapositivas impresas no sirven como entregable, un infodeck tampoco puede ser utilizado como apoyo visual en una presentación. Si cada tipo de documento tiene su propia función, para qué combinarlos; no lo hagas y tu público te lo agradecerá.

Nota: Martin Fowler ha desarrollado y puesto en práctica la idea del infodeck. Neal Ford y coautores (2012), por su parte, consideran al infodeck un «patrón» que se caracteriza por aprovechar las ventajas de la comunicación asíncrona.

A cincuenta años de STOP

STOP son las siglas para Sequential Thematic Organization of Publications (Organización Temático-Secuencial de Publicaciones), un método de escritura técnica que organiza un documento a partir de una serie de módulos temáticos, cada uno de los cuales ocupa dos páginas enfrentadas. Fue desarrollado por el equipo de publicaciones técnicas de Hugues-Fullerton, una división de Hugues Aircraft Company. En 1965 fue publicado el reporte interno STOP: How to achieve coherence in proposals and reports (STOP: Cómo lograr la coherencia en propuestas e informes). Estaba firmado por James Tracey, David Rugh y Walter Starkey.

Tracey y sus colegas habían notado que el procedimiento convencional, antes de publicar un documento técnico, consistía en elaborar un índice con una jerarquía de categorías; escribir el borrador—sin conocer de antemano la extensión del texto o el uso de figuras—; compilar y revisar el manuscrito; y, finalmente, hacer las correcciones. El resultado era un documento comparable a un «río de palabras» (river of words) en el que flotaban libremente las figuras y en el que las ideas principales del autor quedaban ocultas en la corriente de texto.

El procedimiento antes de publicar un documento STOP, en cambio, consistía en elaborar una lista de temas organizados en secciones; bosquejar un storyboard para cada uno de los temas; revisar y corregir en grupo cada storyboard y, sólo después de esto, comenzar a escribir los textos. El storyboard—un recurso importado del cine—incluía un título, que introducía el tema por medio de una frase; una tesis, que establecía la idea principal en un párrafo; y una breve nota para cada párrafo. Cuando era necesario, incluía también el boceto de la figura o figuras a utilizar.

La disposición de los elementos para cada módulo temático es la siguiente (Figura 1): en la parte superior de la página izquierda se colocan, en este orden, la sección, el título y la tesis; en el resto de la página se coloca el texto. En la página derecha se colocan las figuras. Si no son necesarias las figuras, se puede colocar más texto. Así, un documento STOP permite, cuando se cambia la página, comenzar un nuevo módulo. Una correcta secuencia de los módulos asegura la coherencia temática.

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Figura 1. Disposición de elementos para el módulo temático

STOP es un método que surgió en el campo de la escritura técnica y la ingeniería para mejorar la elaboración y comprensión de informes y propuestas. A decir de sus autores, puede aplicarse también en la publicación de folletos, brochures y libros de texto. A cincuenta años de su creación, la disposicion de información a doble página—con sus respectivas variantes—todavía puede encontrarse en algunos libros de diseño y la planeación por medio de storyboards sigue siendo una buena opción, sobre todo en el caso de publicaciones multiautor.

La metáfora visual en Prezi

Prezi es un programa de presentaciones basado en la nube. En lugar de las clásicas diapositivas, lo que encuentras es un gran lienzo donde puedes colocar marcos con texto, imágenes y multimedia. Para ir de un marco a otro—o de un plano general a un marco y viceversa—Prezi cuenta con una herramienta que simula el zoom de una cámara; también puedes panear y rotar.

En Prezi puedes usar una de las 92 plantillas prediseñadas o abrir una presentación en blanco. En cualquier caso, te ayudará saber que el programa está diseñado para favorecer la elaboración de presentaciones en términos de metáforas visuales.

¿Qué es una metáfora visual?

Una metáfora es una expresión lingüística en la que conceptualizamos o mapeamos un dominio mental en términos de otro. Como en el caso de la analogía, la metáfora es un proceso cognitivo por el cual un dominio conocido (o dominio base) nos permite comprender un dominio desconocido (o dominio objetivo).

Pero a diferencia de la analogía, donde el mapeo de ambos dominios resulta similar—por ejemplo, cuando expresamos la frase UN ÁTOMO ES COMO UN SISTEMA SOLAR MÁS PEQUEÑO—, en la metáfora, la relación entre el dominio conocido y el dominio por conocer es «semánticamente distante»—como cuando decimos EL MUNDO ES UN ESCENARIO. (Risch: 2008)

Ahora bien, en una analogía visual las relaciones espaciales del dominio base son preservadas en el dominio objetivo, así en el caso de los mapas geográficos o de los planos de construcción. En una metáfora visual, en cambio, aprovechamos la naturaleza visuoespacial del dominio base para entender conceptos no espaciales o abstractos, como cuando utilizamos la imagen de un puente para representar, por ejemplo, el desarrollo de un proyecto.

Plantillas con metáfora visual

La investigadora húngara, Anna Szlávi, ha notado que, además de presentarse en términos de metáfora visual, Prezi ofrece al menos veinte plantillas prediseñadas que son claramente «herramientas de comunicación metafórica». Entre ellas, Szlávi identificó una serie de plantillas (Figura 1) en las que nociones como cambios, procesos y acciones (dominio objetivo), se caracterizan metafóricamente en términos de espacio, movimiento y fuerza (dominio base).

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Figura 1. Metáfora visual-verbal y plantilla (Elaborado a partir de Szlávi: 2015). Las plantillas se pueden encontrar en prezi.com

Szlávi concluye que, a pesar de la fuerte base metáforico-visual de algunas plantillas de Prezi, son pocos los usuarios que aprovechan la herramienta de esta manera. Así que no es un ejercicio ocioso pensar en un tema para cada una de estas plantillas como tampoco lo es buscar metáforas visuales en otras plantillas; mejor aún, desarrollar nuestra propia metáfora visual en una presentación en blanco.

Referencias

Risch, J. S. 2008. «On the role of metaphor in information visualization». Pacific Northwest National Laboratory. Richland, Washington.

Szlávi, A. 2015. «Metaphors Matter – The Analysis of Prezi in Search of Visual-Verbal Metaphors». Opus et Educatio, 2. 3, 57-69.